هوش تجاری برای مدیران

در دنیای امروز هوش تجاری در حوزه کسب و کار بسیار مورد توجه بوده و سازما‌ن‌هایی که از آن بی بهره یا کم بهره باشند، در عرصه رقابت با مشکلات اساسی روبرو خواهند شد. در این مقاله سعی شده پس از معرفی هوش تجاری به بررسی شاخص‌های مختلف آن و تأثیر این عامل حیاتی در کسب موفقیت سازمان‌ها پرداخته و سپس نقش محیط تصمیم‌گیری در موفقیت هوش تجاری بررسی شود. در نهایت به ضرورت توجه بخش کسب و کار ایران به این قابلیت به عنوان مزیت رقابتی امروز و پیش شرط بقاء فردا اشاره شده است. در واقع هوش تجاری مجموعه تواناییها، تکنولوژی ها، ابزارها و راهکارهایی است که به درک بهتر مدیران از شرایط کسب و کار کمک می نماید. ابزارهای هوش تجاری، دیدگاه هایی از شرایط گذشته، حال و آینده را در اختیار افراد قرار می دهند.

مقدمه 

امروزه به علت پیشرفت و گسترش در هر شاخه از علم و دانش، هر نوع تجارت با رقابت شدید مواجه هست. این پیشرفت و گسترش موجب پیشرفت در انواع مختلف از فن‌آوری‌ها، انتقال تجارت‌ها از محیط محلی به جهانی، بیشتر شدن آگاهی مشتری، انتظارات بالای او از محصولات و خدمات و با کیفیت بودن آنها و عوامل دیگر می شود. امروزه هر سازمان باید فعالیتهای تجارتی خودش را گسترش دهد در غیر این ‌صورت رفته رفته در عرصه رقابت سهم بازار خود را از دست خواهد داد. خواست مشتریان به سرعت در حال تغییر است و اگر سازمانی نتواند این تغییرات را درک نماید با تهدیدات جدی مواجه خواهد شد . بنابراین سازمان برای تداوم حیات خود و همچنین رشد و شکوفایی بدنبال استفاده از دانش جدید و کاربرد‌های آن به عنوان مزیت رقابتی هستند. از جمله مفاهیم جدید در عرصه کسب و کار، هوش تجاری است. هوش تجاری به سازمان‌ها کمک می کند تا وضعیت تجارتی گذشته و موجود را، هم به صورت کلی و هم به صورت جزئی بهتر مشاهده کنند تا بتوانند تجارت خودشان را خوب تحلیل نمایند. هوش تجاری امکان و توانایی بهبود کیفیت خدمات را فراهم می کند و می‌توانند برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری را نیز تسهیل نمایند. با کمک هوش تجاری یک سازمان می تواند فعالیت‌ها را خیلی خوب نظارت کند و استراتژی‌هایی برای مقابله با فعالیتهای نامشروع و نادرست تدوین کند. موفقیت هوش تجاری به طور شگرفی به محیط‌های تصمیم‌گیری در سازمان وابسته است. در این محیط‌ها افراد و مدیران با ویژگی‌های خلقی، شخصیتی،‌ بومی، جغرافیایی ‌و...‌‌‌ با نگرش‌های متفاوت در تصمیمات سازمان دخیل هستند و تأثیرات متفاوتی بر آن می‌گذارند .

فناوریهای نوین با سرعتی سرسام آور در حال پیشرفت هستند، به طوری که جوامع به صورت عام و بازار به صورت خاص با شتابی وصف ناپذیر به دنبال ترفند هایی می گردند که بقایشان را در این عرصه آشفته و متلاطم تضمین کنند. سازمانها باید بپذیرند که فلسفه حیاتشان تغییر کرده است و دیگر زنده بودن به معنای رسیدن به وضعیت سوددهی مداوم نمی تواند باشد و باید به دنبال رقابت و ابزار آن باشند، چرا که امروزه کمتر شرکتی در این عرصه به صورت سنتی و به دور از قواعد جدید بازی کسب و کار می کند و برای اینکه بتوان پا به پای رقبا باقی ماند یا شاید بسختی و با مهارت بسیار بتوان یک قدم از آنها پیش گرفت، می بایست به قواعد جدید بازی کاملا مسلط بود تا شاید روزی بتوان خود یک قاعده جدید انگاشت. بنابراین تسلط بر فناوریهای جدیدی مانند هوش تجاری در کسب و کارها یک الزام وضرورتی اجتناب ناپذیر تلقی می شود. هدف این نوشتار نیز چیزی جز یادآوری روند روبه رشد و توقف ناپذیر نوآوری در فناوری و دگرگونی در نحوه کسب و کارها نیست؛ تحولی که در این انقلاب صورت پذیرفته است و دگرگونیهایی که در رویه تغییرات موجبات بروز اختلافات و پیدایش شکافهای عمیقی را بین فرداها با امروز فراهم آورده و خواهد آورد.

مروری بر ادبیات تحقیق

مفهوم هوش تجاری (BI) در اواخر سال‌های 1980 توسط هاروارد دریسنر یکی از کارشناسان گروه تحقیقی گارتنر معرفی شد .  سیستم‌های اطلاعاتی هوش تجاری شاهد توسعه سریع تقاضا در سیستم‌ها و نرم افزارهایی بودند که تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را حمایت می‌کردند. ابزارهای تجزیه و تحلیل اطلاعات جدید، تکنولوژی ذخیره سازی اطلاعات، اطلاعات استخراجی شبکه ای و بسیاری از ابزارها و تکنیک‌ها در بازار به وسیله فروشندگان هوش تجاری در حال رشد است. سازمان‌ها می بایست انتظارات مشتریان خود را به منظور بقای خود در بازار رقابتی پیش‌رونده تجاری امروز برآورده کنند. با وجود این که بسیاری از سازمان‌ها هوش تجاری را اجرا نمودند، هنوز در تمام پیش‌زمینه‌های هوش تجاری موفق نبوده اند. مجریان و پژوهشگران در مورد علل موفقیت و شکست آن به طور گسترده بحث و گفتگو کرده اند. تحقیقاتی در خصوص قابلیت‌های هوش تجاری و محیط تصمیم‌گیری به عنوان زمینه‌های موفقیت هوش تجاری انجام شده است. قابلیت‌های هوش تجاری به دو گروه تکنولوژیکی و سازمانی تقسیم می‌شوند. یافته‌ها نشان می دهد وجود تکنولوژی مناسب برای حمایت از تصمیم‌گیری می تواند به افزایش قابلیت‌های تصمیم‌گیرندگان در یک سازمان کمک نماید. یکی از دلایلی که سازمان‌ها هوش تجاری را به خدمت می‌گیرند حمایت و پشتیبانی آن از سیستم تصمیم‌گیری است . قاطعیت قوانین و مقررات و ثبات در یک کشور و همچنین فرایندهای تجاری در یک سازمان، موجب حمایت هوش تجاری در تصمیم‌گیری های سازمانی می شود. با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده هوش تجاری را می توان گسترش داده و با کمک آن استفاده کنندگان در سازمان می‌توانند تصمیماتی مبتنی بر بهترین داده ها اتخاذ نمایند.

شرح مسئله

سازمانهای مختلف با ابعاد و زمینه های کاری متفاوت ممکن است با مشکلات متفاوتی در امر استفاده بهینه از داده های موجود در سیستم هایی از قبیل فروش، انبار و مالی مواجه شوند. بطور مشخص می توان به مسائل زیر بعنوان چالش سازمانها در استفاده از داده ها اشاره نمود:

• در بسیاری از شرایط داده ها در منابع مختلفی قرار دارند و یکپارچه نمودن آنها برای بدست آوردن گزارشات تحلیل، عملیاتی هزینه بر و زمانگیر برای سازمانها می باشد.
• نرم افزارهای عملیاتی در سازمان مثل برنامه های فروش، مالی، منابع انسانی، انبار، حقوق دستمزد و ... می تواند گزارشاتی را تا سطح مدیران میانی فراهم آورد. کمتر دیده شده که مدیران ارشد از ابزارهای ذکر شده بعنوان منبع تصمیم سازی استفاده نمایند و بیشتر گزارشات مورد نظر آنها توسط مدیران میانی و با صرف زمان زیاد تهیه می شود و گاه این عملیات بصورت روزانه باید تکرار شود.
• بدلیل نوع طراحی نرم افزارهای عملیاتی ساختن گزارشات حجیم از اطلاعات موجود بسیار کند خواهد بود.
• بیشتر گزارشات تولید شده توسط نرم افزارهای عملیاتی گزارشاتی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم می باشد و نمی توان بوسیله آنها گزارشات تحلیلی و چند بعدی در زمان کوتاه ساخت.
• در بسیاری از مواقع گزارشات ساخته شده دیدگاهی عمیق به مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک مناسب ارائه نمی دهد.
• پرسنل یک مجموعه برای درک بهتر از شرایط کار نیاز به گزارشات تحلیل دارند. عدم سهولت در ایجاد چنین گزارشاتی باعث می شود تا افراد بدنه سازمان از مسیر اصلی کار خارج گردند و یا زمان زیادی صرف تحلیل شرایط مختلف نمایند.
• Business Intellige  هوش تجاری یاnce راهکاری است که برای شرایط مطروحه پاسخ مناسب ارائه می دهد.

 هوش تجاری چیست؟ 

هوش تجاری مجموعه تواناییها، تکنولوژی ها، ابزارها و راهکارهایی است که به درک بهتر مدیران از شرایط کسب و کار کمک می نماید. ابزارهای هوش تجاری، دیدگاه هایی از شرایط گذشته، حال و آینده را در اختیار افراد قرار می دهند. با پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری فاصله موجود بین مدیران میانی و مدیران ارشد از دیدگاه ارتباط اطلاعاتی از میان خواهد رفت و اطلاعات مورد نیاز مدیران در هر سطح، در لحظه و با کیفیت بالا در اختیار آنها قرار خواهد گرفت. همچنین کارشناسان و تحلیل گران می تواند با استفاده از امکانات ساده، فعالیتهای خود را بهبود بخشند و به نتایج بهتری دست پیدا نمایند .

v   هوش تجاری(BI) عبارتست از فرایند جمع آوری داده‌های در دسترس داخلی و داده‌های مرتبط خارجی و تبدیل آن به اطلاعات مفید جهت پشتیبانی از کاربران تجاری در انجام تصمیم‌گیری‌هایشان . طبق نتایج بدست آمده تصمیمات سطح بالای تجاری با تصمیمات سطح پایین آن تفاوت دارند. تصمیمات بدتجاری که مبتنی بر اطلاعات نا صحیح یا حداقل اطلاعات هستند می‌توانند منجر به میلیون‌ها دلار ضرر در جهان، از دست رفتن سهم اصلی بازار و یا حتی ورشکستگی شوند.

v   هوش تجاری را می توان به عنوان رویکردی برای مدیریت داده‌ها و یک دیدگاه سازمانی تعریف کرد. از ویژگی‌های BI می توان به موارد زیر اشاره کرد  :

1.       جستجو برای یافتن حقایق عینی کمی قابل سنجش در مورد تجارت مورد نظر .

2.       استفاده از فن آوری‌ها و روش‌های سامان یافته برای تحلیل این حقایق.

3.    ابداع و به اشتراک گذاشتن مدل‌هایی که به شرح روابط علت و معلولی موجود بین فعالیت‌های عملیاتی و تأثیر آنها بر اهداف تجاری مورد نظر می پردازد.

4.       آزمودن چند رویکرد مختلف و بررسی بازخورد نتایج آنها.

5.       تصمیم‌گیری و اقدام به عمل بر اساس همه این ویژگی‌ها.

v   اتکاء به سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت ضمن ایجاد فرصت‌های مناسبی که برای مدیران فراهم می سازد، چالش‌هایی را نیز می تواند ایجاد نماید. سال CIO 2006 گاتنر، هوش تجاری را به عنوان داغ‌ترین بحث تکنولوژی معرفی نمود، چرا که این سیستم‌ها طوری بر پروژه‌ها متمرکز می شوند که کاربران را قادر می سازد تا به نحو بسیار خوبی عملکرد مالی و تجاری را تحت تأثیر قرار دهند .

v     
هوش تجاری مجموعه‌ای از مفاهیم، روش‌ها و فرایندها به منظور بهبود تصمیمات تجاری است که از منابع چندگانه اطلاعات استفاده می کند و تجربه و مفروضاتی را اعمال می کند تا فهم درستی از پویایی‌های تجاری، فراهم نماید. هوش تجاری تجزیه و تحلیل داده را با سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری درهم می‌آمیزد به منظور بهبود تصمیمات استراتژیک و تاکتیکی، اطلاعات لازم را برای تمامی افراد سازمان فراهم کند. هوش تجاری مفهوم جامعی است که از طریق آن کل سازمان بر آن می شود تا از سیستم های اطلاعاتی موجود به موثرترین روش با هدف کسب اطلاعات به هنگام و با کیفیت برای تصمیم‌گیری استفاده نماید به طریقی که مزیت‌های رقابتی به وجود آید.

v   هوش تجاری یعنی " داشتن دانشی فراگیر از همه عواملی که بر سازمان موثر است." داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، ارباب رجوع و ...) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرایندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و ...) که تأثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می گذارد، هوش تجاری است. هوش تجاری شما را برای تصمیم‌گیری درهمه عوامل موثر بر سازمان و شرکت‌ها توانمند می سازد .

v   امروز با اطمینان کامل می توان ادعا کرد که استفاده از گزینه BI می‌تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها متمایز نماید. گزینه مذکور این امکان را به سازمان‌ها می دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره برداری نمایند. BI امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان، رقبا شرکای تجاری، محیط اقتصادی و کارکنان داخلی را فراهم می‌آورد. فرایند BI در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک فرایند پویا و تعاملی است. این فرایند با یک سوال شروع می‌شود و پاسخ‌های سوالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود. این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می کند.

v   هدف اصلی BI کمک به سازمان ها در انجام تصمیم‌گیری‌هایی است که سبب بهبود عملکرد شرکت و ارتقاء مزیت رقابتی آن در بازار می‌گردند. این روش، با ارزیابی فعالیت ها فرایند تصمیم‌گیری را طوری هدایت می‌کند تا شرکت را در جهت اهداف مطلوب خود به پیش برد. امروزه مدیران تجاری برای اتخاذ تصمیمات بهتر نیازمند داشتن اطلاعات مفید و مناسب اند، اما همیشه شکاف عمیقی بین اطلاعات مورد نیاز مدیران تجاری و انبوه داده هایی وجود دارد که طی عملیات‌های روزمره شرکتی جمع‌آوری می‌شوند. شرکتها برای از بین بردن این شکاف، سرمایه گذاری قابل ملاحظه‌ای در زمینه توسعه سیستم های BI می‌نمایند تا داده های خام به ثبت رسیده را به اطلاعات مفید تبدیل کنند.

v   تصمیم‌گیری بر اساس تحلیل و حقایق BI همه جا بر موفقیت سازمان‌ها تأثیر می‌گذارد از آنرو که ما در دنیایی زندگی می کنیم که هر روز از نظر اطلاعات غنی‌تر می شود و فن‌آوری تسهیل این امر نیز در دسترس است.

                                

هوش تجاری چطور کار می کند؟

هوش تجاری بر مبنای یک هدف ساده پیاده سازی می شود: "بهبود کارایی با ایجاد بستر مناسب برای تصمیم سازی در سازمان". وقتی که دیدگاه مدیران نسبت به داده های سازمانی کامل وجامع است، می توان به تصمیمات اتخاذ شده اطمینان کامل داشت و مطمئن بود که این تصمیمات سازمان را در شرایط رقابتی حفظ می نماید و همچنین اهداف تعریف شده به دست خواهند آمد. اما برای استفاده کامل از قابلیتهای هوش تجاری، این راه کار باید توانایی انعطاف پذیری و در اختیار گذاشتن امکانات مختلف در سطح افراد، تیمها و کل سازمان را داشته باشد. همچنین هوش تجاری باید به نیازهای مختلف افراد در سطوح مختلف سازمان پاسخگو باشد و از تمام اطلاعات ساختار یافته (Structured Data) و یا ساختار نیافته (Unstructured Data) برای تصمیم سازی استفاده نماید.

                                 

قابلیتهای راه کار هوش تجاری  

راه کار هوش تجاری مجموعه امکانات هماهنگ برای تسهیل فرآیند تصمیم سازی در سازمان در تمام سطوح است که به سادگی و با هزینه کم قابل پیاده سازی می باشد.

•       هماهنگی داده ها: به طور معمول در سازمانها پراکندگی اطلاعاتی زیادی مشاهده می شود. استفاده از ابزارهای مختلف باعث می شود تا بانکهای اطلاعاتی متفاوت با ساختارهای گوناگون در یک سازمان ایجاد شود. سرویس هماهنگ کننده اطلاعات در راه کار هوش تجاری این امکان را فراهم می آورد تا بانک اطلاعاتی متمرکز از اطلاعات ارزشمند برای تصمیم سازی ساخته شود.  
•       انباره داده ها: همانطور که شرح داده شد در سازمانها پراکندگی اطلاعات یکی از بزرگترین معضلات می باشد. انباره داده این امکان را فراهم می آورد تا داده های مهم پس از پشت سر گذاشتن مرحله هماهنگی در یک بانک اطلاعاتی متمرکز قرار گیرد.  
•       داشبورد گزارشات: راه های مختلفی برای نمایش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف وجود دارد اما این تنها بخشی از راه کار هوش تجاری می باشد. یک گزارش موثر باید بخوبی با مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نیازهای آنها را مرتفع نماید.
•       OLAP (On-Line Analytical Processing): قابلیتی است که دسترسی به اطلاعات برای ساخت گزارشات و تحلیل داده را برای کاربران غیر فنی امکان پذیر می نماید.
•       نظارت: با استفاده از نظارت (Monitoring) می تواند بر شرایط اهداف مهم نظارت نمود و وضعیت پیشرفت آنها را تحت نظر گرفت. بعنوان مثال می توان میزان فروش هدف یک ماه را با میزان فروش واقعی مقایسه نمود و در خصوص برنامه ربزی فروش تصمیم گیری نمود.
•       تحلیل: دریافت اطلاعات و نمایش آنها در شکل های گوناگون تنها اولین قدم در راه کار هوش تجاری می باشد. این راه کار ابزار قدرتمند تحلیل برای گروه های مختلف و موضوع های متفاوت را در اختیار افراد قرار می دهد.

چه نوع کسب و کاری می تواند از این راهکار بهره ببرد؟

• شرکتهای تولیدی و فروش

1.  بدست آوردن دیدگاه نسبت به افزایش یا کاهش سود حاصل از فروش. میزان فروش بر حسب نوع کالا، مناطق فروش، کانالهای فروش. پیش بینی میزان فروش و سود آوری بر مبنای داده های قبلی
2.  کنترل و برنامه ریزی مناسب  برای منابع فروش
3.  شناسایی مشتریان با ارزش
4.  هماهنگی برنامه فروش با اهداف سازمانی

• شرکتهای سرمایه گذاری

1.  بدست آوردن دیدگاه نسبت به سرمایه گذاری های انجام شده و پیش بینی سود حاصله از منابع مالی اختصاص داده شده
2.  بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط هر یک از سرمایه گذاری های انجام شده بصورت جداگانه
3.  کنترل اهداف و یا تعیین اهداف جدید بر مبنای گزارشات بدست آمده
4.  تصمیم سازی برای انجام سرمایه گذاری های جدید بر مبنای تحلیل داده های پیشین
5.  هماهنگی شرایط سرمایه گذاری با اهداف سازمانی

• شرکتها خدماتی

1. تحلیل نوع خدمات بر مبنای موقعیت های مختلف، زمان خدمت رسانی،  هزینه های انجام شده و سود بدست آمده
2. بدست آوردن دیدگاه نسبت به  نحوه خدمت رسانی به مشتریان
3. تصمیم سازی در جهت نحوه ارائه خدمات
4. هماهنگی خدمات با اهداف سازمانی

•   شرکتهای پروژه ای

1.  بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط پروژه های انجام شده در هر لحظه
2.  بدست آوردن دیدگاه از بودجه و منابع تخصیص داده شده به پروژه
3.  تحلیل ارزش کسب شده در طول مدت حیات پروژه
4.  پیش بینی شرایط منابع موجود با پیشرفت پروژه
5.  هماهنگ نمودن شرایط پروژه ها با اهداف سازمانی

چه افرادی در سازمان از پیاده سازی این راهکار بهره خواهند برد؟

•   مدیران ارشد

1.  در اختیار داشتن محلی متمرکز برای مشاهده گزارشات مختلف از شرایط سازمان
2.  افزایش ضریب اطمینان تصمیم سازی
3.  کاهش هزینه ها با بدست آمدن دیدگاه نسبت به عملکرد بخشهای مختلف سازمان
4.  بررسی شرایط اهداف سازمان و برنامه ریزی برای دستیابی به اهداف

•   مدیران فروش، عملیات، پروژه

1.  کنترل روند انجام امور با در اختیار گرفتن گزارشات تحلیلی
2.  تقویت توان مشاوره به مدیران ارشد در جهت انتخاب بهترین استراتژی

•   مدیران IT

1.  کاهش حجم امور تکراری با خودکار نمودن فرآیندهای جمع آوری داده ها و گزارش سازی از آنها
2.  مدیریت و امنیت متمرکز
3.  استفاده از دانش موجود برای راهبری ابزارها 

ضرورت استفاده از هوش تجاری در سازمانها

همانطور که از تعاریف متعدد استنباط می شود، هوش تجاری در قالب هر تعریفی به دنبال افزایش سودآوری سازمان با استفاده از اتخاذ تصمیمات هوشمند و دقیق است و به طور اعم می توان اهداف زیر را برای این رویکرد نوین عنوان کرد:

1. تعیین گرایشهای تجاری سازمان که موجب می شود تا سازمان بدون اتلاف وقت و هزینه و انرژی در سایر مسیرها به دنبال اهداف کلان و اساسی خود متمرکز شود.
2. تحلیل عمیق بازار.
3. پیش بینی بازار که می تواند قبل از اینکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جدید به وجود آمده در بازار را عاید سازمان کند.
4. بالابردن سطح رضایتمندی مشتریان که می تواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن این اعتماد و رضایتمندی مراتبی را برای بنگاه به همراه دارد.
5. شناسایی مشتریان دائمی که وفادارند، می توان با پیگیری رفتار آنان، جهت‌گیریهای کلان و استراتژیک را انجام داد.
6. تقسیم بندی مشتریان و متعاقبا ایجاد تنوع در روش برخورد با هرگروه از مشتریان.
7. افزایش کارایی سازمان در امور داخلی و شفاف سازی رویه فرایندهای کلیدی.
8. استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان.
9. تسهیل در تصمیم گیری که جزء اهداف اساسی هوش تجاری محسوب می‌شود.

10.  تشخیص زود هنگام خطرات قبل از اینکه سازمان را به مخاطرات جدی بکشاند و شناسایی فرصتهای کسب و کار قبل از اینکه رقبا آن را تصاحب کنند.

با توجه به موارد فوق می توان گفت که احساس نیاز به وجود هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخشهای زیرین منتقل می شود، ولی برای ایجاد آن می‌بایست از پایین‌ترین سطوح و لایه ها شروع کرد.

مهمترین نیاز یک مدیر،داشتن اطلاعات دقیق برای اتخاذ تصمیم درست است. فرایند تصمیم گیری می تواند به سه بخش کلی زیر تقسیم شود. با توجه به انواع مختلف تصمیم گیری (بر اساس میزان ساخت یافته بودن آن) هر یک از بخشهای اهمیت متفاوتی خواهند داشت.

1.       دسترسی، جمع آوری و پالایش داده ها و اطلاعات مورد نیاز؛

2.       پردازش، تحلیل و نتیجه گیری بر اساس دانش؛

3.       اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای آن.

در هر یک از موارد فوق، سازمانهای قدیمی که از هوش تجاری استفاده نمی کنند، دارای مشکلاتی هستند که اغلب از عواملی چون حجیم بودن داده ها، پیچیدگی در تحلیلها و ناتوانی در ردگیری نتایج فرایندها و پیامدهای تصمیمات گرفته شده، نشئت می گیرند. هوش تجاری با کمک به حل مشکلات فوق، به دلیل ساختاری که در سازمان به وجود می آورد، فرصتهای جدیدی نیز برای رشد سازمان ایجاد می کند و نه تنها عامل حذف مشکلات است، بلکه با صرفه جویی در زمان و هزینه، شرایط کاری را دگرگون می سازد.

اجزا و مهارت های لازم برای ارتقای هوشمندی کسب و کار

برای اینکه یک سیستم با هوش تجاری بدرستی عمل کند، با شناخت موقعیتها که چه اطلاعاتی در اختیار چه افرادی قرار گیرد، باید روابط بین افراد و اطلاعات و روند اجرای پروسه ها بدقت مورد بررسی قرار گیرد. هوش تجاری در سازمان، کلیه کاربران و همینطور روابط بین آنان را در نظر دارد تا زنجیره ارزش بنگاه به کمال پوشش داده شود و فرایندی از قلم نیفتد.

برای اجرای هر گونه فرایند بهبود در سازمان می بایست مهارتهایی خاص آن فرایند ترتیب داده شود که البته برای فرایندهای کلان نظیر هوشمندی کسب و کار دقت نظر خاصی مورد نیاز است.

مهارتهای کسب و کار اعم است از روال کسب و کار و ارتباط با استراتژی سازمانی به همراه فرایندهای دگرگون‌سازی، که در تعیین خط مشی سازمانی بسیار حائز اهمیت است. مهارتهای فناوری اطلاعات که به صورت فنی به مدیریت تغییر کمک می‌کند و پشتیبان متدولوژی های تحلیل است نیز می بایست، در سازمان به حدی کافی موجود باشد. مهارت دیگری باعنوان مهارتهای تحلیلی شامل خلاصه سازی تحلیل و کاوش و تشریح درست، به اندازه سایر مهارتها قابل ملاحظه است که این سه نوع مهارت در برخی بنگاهها دارای یک مرکز تلاقی هستند که آن دقیقا مرکز ارتقای هوشمندی کسب و کار تلقی می شود و هرچه وسیع تر باشد، مسلما هوشمندی کسب و کار در سازمان بیشتر و هرچند کوچکتر باشد هوشمندی در آن کسب و کار کمتر وجود دارد (شکل 1) البته در برخی از سازمانها که جزیره‌ای عمل می‌کنند محدوده هریک از این مهارت هرچند که وسیع باشند، ولی هیچ همپوشانی ندارند و مسلما اجرای اینگونه طرحها ( هوش تجاری) در این سازمانها تعریفی ندارد، چون شرط اصلی استفاده از فناوری نوین هوش تجاری، کار در محیط رقابتی است و شرکتهایی که به صورت جزیره ای عمل می کنند، اصولا در این محیط نمی توانند وارد شوند.

                   

نقش هوشمندی را در کسب و کارها می توان به صورت زیر مشاهد کرد :

اگر سازمان در لایه های زیرساختی و تراکنشی خود از فناوری استخراج و انتقال و تبدیل داده ها استفاده کند و بستری از هوش تجاری را در تکنولوژی داده کاوی فراهم آورده باشد و همچنین ابزار BI را مبتنی بر فناوری اطلاعات و مشتری‌گرایی به کار گیرد، هوشمندی در این کسب و کار کارآمد خواهدبود.

چنانچه در بستر BI از استانداردها و برنامه های کاربردی، راهبردی، عملیاتی، تحلیلی نیز استفاده شود، هوشمندی در این کسب و کار اثربخش است. زمانی هوشمندی نقش اهرمی را در کسب و کار به عهده می گیرد که عملکرد به دقت ارزیابی شود و فرهنگ سازی در بین کاربران آغاز شده باشد. درنهایت برای تحقق این هدف می بایست متودولوژی BI و مهارتهای آن در بدنه سازمان مستقر شود.

هنگامی که سازمان به سمت اهداف جهانی سازی با استفاده از مجازی شدن متمایل شود و پا از ساختمانهای فیزیکی به عرصه مجازی نهاده شود، می تواند روند اجرای فرایندهای درون سازمان خود را به حد اعلا شفاف و نقش هوشمندی را یک نقش رقابتی سازد، بنابراین با این نقطه قوت با رقبا به رقابت بپردازد.

اهمیت استراتژیک هوش تجاری در تصمیمات سازمان

رشد تصمیم گیری سازمان معمولا بدین ترتیب است که پایین ترین سطح انجام فعالیتهای تجاری یک سازمان، سطح عملیاتی است که فرایند در دفعات بالا و معمولا به صورت تکراری در رده های پایین سازمان انجام می شود و معمولا با حجم کمی از داده ها سر و کار دارند. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل ساخت یافته و توسط مدیران رده پایین اتخاذ می شود. نتایج حاصل از این تصمیمات، تاثیرات کوتاه مدت و خرد در سازمان دارند. مشتریان، رقبا شرکای تجاری، محیط اقتصادی و کارکنان داخلی ازجمله عوامل موثر بر هوش تجاری سازمان هستند.

سطح تاکتیکی در سازمان مربوط به عملیاتی است که در حوزه مدیران میانی انجام می شود. این عملیات می تواند شامل پیگیری عملیات در سطح پایین، نحوه انجام آن، گزارش گیری و نهایتا جمع بندی داده‌های مفید برای اتخاذ تصمیمات میان مدت سازمان باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطح غالبا در حوزه مسائل نیمه ساخت یافته و توسط مدیران میانی اتخاذ می شود و نهایتا بالاترین سطح استراتژیک مربوط به تصمیم گیریهای کلان سازمان است که توسط مدیران رده بالا اتخاذ می‌شود. این نوع استفاده‌ها در دفعات کم و در دوره های طولانی انجام می شود، اما ممکن است با حجم بالایی از اطلاعات و پردازشها همراه باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل غیر ساخت یافته و توسط مدیران ارشد انجام می شود و نتایج حاصله تاثیرات بلند مدت و کلانی در مسیر حرکت سازمان دارند.

کاربرد هوش تجاری در سطح استراتژیک را می توان به نوعی برای کمک به افزایش کارایی کلی سازمان و بهینه سازی فرایندها در کنار یکدیگر، در نظر گرفت. این سیستم ها روی برخی ویژگیهای مهم مالی و سایر پارامترهای مهم دیگر در افزایش کارایی سازمان متمرکز می شوند. بدیهی است که سیستم در این سطوح می‌بایست فرایندهای خارجی سازمان را نیز در بر بگیرد. خصوصیات مختلف برنامه‌های کاربردی در مقاطع مختلف سازمان، باعث ایجاد تفاوتهایی در ابزارها، تکنیک ها و زیرساختهای مورد نیاز برای هر یک از آنها می شود. استفاده از ابزارهای تحلیلی و هوشمند بیشتر در سطح بالا انجام می شود که نیازمند پردازشهای بالا با میزان دسترسی انبوهی از اطلاعات در سطوح استراتژیک و تاکتیکی بیشتر از عملیاتی است. بخش عملیاتی هوش تجاری بیشتر وظیفه جمع آوری اطلاعات و ذخیره سازی آنها را در و یا پایگاه داده های خصوصی بر عهده دارد.

تکنیک‌های تسهیل تصمیم گیری هوش تجاری

در هر دقیقه، دوهزار صفحه مطلب علمی به حجم اطلاعات شبکه اینترنت افزوده می‌شود. هر روز بیش از 300 میلیون صفحه در اینترنت فرستاده می‌شود و تقریبا 5 سال طول می‌کشد که بتوان مقالات و مطالب به روز شده در 24 ساعت را به تمامی خواند. بنابراین تمام اطلاعات از چنین نرخ رشدی برخوردارند. در بخشهای تحقیق و توسعه اغلب یک گروه چند نفری شروع به جمع آوری اطلاعات مورد نیاز می‌کنند و شاید اطلاعاتی مشابه، اما با نامهای مختلف را بایگانی کنند و معمولا چندین و چند بار در این گروهها دوباره و چند باره کاری اتفاق می‌افتد.
در عصری که زمان، کلید اصلی در تجارت است، شرکتها به استفاده از ابزارهای اطلاعاتی روی آورده اند تا بتوانند اطلاعات مورد نظر را بسرعت ازمنابع استخراج کنند هوش تجاری در امر تصمیم گیری در سطوح مختلف سازمان بویژه سطوح مدیران ارشد با تحلیل اطلاعات و روشهای پرس و جو تسهیلات زیادی را فراهم می کند که متداولترین این روشها به قرار زیر است:

1.       On-Line Analytical Processing (OLAP)

2.       (OLTP) On-Line Transaction Processing

3.       Data Warehousing (DW))

4.       Data Mining (DM))

5.       Intelligent) Decision Support System (IDSS

6.       Intelligent Agent (IA)

7.       Knowledge) Management System (KMS

8.       Supply Chain Management (SCM)

9.       Customer)  Relationship Management (CRM

10.   Enterprise Resource Planning(ERP)

11.   Enterprise Information Management (EIM)

لازم به ذکر است، صرف وجود تمام این تکنیک ها در سطح سازمان بدون در نظر داشتن فرهنگ سازمان و رویکرد سیستمی موجود بین کارکنان نمی‌تواند اثبات کننده هوشمندی کسب و کار آن سازمان باشد. به همین علت است که برای هوش تجاری از کلمات استقرار و پیاده سازی استفاده می کنند نه از کلمه نصب؛ چراکه عواملی دیگر نیز غیر از بسته های نرم افزاری در درست کار کردن هوش تجاری موثرند و به همین منظور در تعاریف آن را رویکرد معماری نوین نامیده اند، زیرا از ابتدای فرایند تدوین داده ها تا مراحل ذخیره سازی و فراخوانی مجدد و استخراج دانش مورد نیاز، هوشمندی، رفتار ملموس است.

مواردی مانند زیرساختهای سازمان و یا فرهنگ سازمان در پیاده‌سازی هوش تجاری بسیار نقش قابل ملاحظه و حساسی را ایفا می کنند برای موفقیت در استقرار و کارایی یک سیستم BI در یک سازمان باید برخی موارد از ریشه های فرهنگی سازمان تغییر کند، چون این موارد در میزان بهره‌وری سیستم هوش تجاری نقش بسزایی خواهند داشت. برخی موارد مانند تلقی سازمان از اطلاعات که به عنوان یکی از مهمترین منابع سازمانی محسوب می‌شود و نوآوری که در سازمان باید بخشی از کار تجاری سازمان تلقی شود و نوع تفکر سازمان در مورد اطلاعات و نوآوری مسلما در بسته‌های نرم‌افزاری وجود ندارند، بلکه باید در لابه لای لایه‌های زیرساخت سازمان فرهنگ سازی و لحاظ گردند. 

عوامل موثر بر هوش تجاری سازمان

همانطور که یک رویکرد سیستمی دقیق و به روز مانند هوش تجاری می تواند بر کارایی و عملکرد سازمان تاثیرات زیادی بگذارد، بسیاری از عوامل و نیز بر میزان کارایی هوش تجاری سازمان تاثیر گذارند، از جمله این عوامل می توان به مشتریان، رقبا، شرکا تجاری، محیط اقتصادی و کارکنان داخلی اشاره کرد. با توجه به این نکته که هیچ کسب و کاری بدون مشتری معنا ندارد، پایش رفتار مشتریان و مخصوصا شناسایی آنان از حیث دائمی یا موقتی بودن می تواند در پیش بینی میزان دقیق عرضه و تنظیم میزان تقاضا بسیار کارامد واقع شود. بنابراین تکنیک‌های سیستم های حمایت تصمیم‌گیری هوشمند (IDSS) و مدیریت ارتباط با مشتری که در متن معماری هوش تجاری نهفته است، می توانند روند حرکت سازمان را با عقاید و علایق مشتریان همگام کنند. نداشتن اطلاعات کافی در رابطه با مشتریان مانند اینکه: مشتریان واقعی چه کسانی هستند؟ این مشتریان چه کالاهایی و در چه زمانی می‌خرند؟ چگونه می توان الگوهای خرید مشتری را استخراج کرد؟ چگونه می‌توان میزان وفاداری مشتری را بالا برد؟، معضلات فراوانی را در اجرای چنین رویکردهای نوینی به بار خواهد آورد.

هوش تجاری در سازمان کلیه کاربران و همچنین روابط بین آنها را در نظر دارد تا زنجیره ارزش بنگاه به کمال پوشش داده شود با توجه به این منطق که اگر به هر تحلیلگری در قالب سیستم یا سازمان، اطلاعات ناقص یا اشتباه وارد شود، خروجی آن هرگز قابل ارزیابی مطلوب نخواهد بود و اگر بهترین ساز و کارها در اختیار افراد نا مناسب قرار گیرد، مطمئنا ضمن کاهش عمر مفید کاری آنها، کارایی قابل توجهی هم نخواهند داشت، پس با توجه به آثار هوش تجاری بر سازمان باید بر تاثیرات عوامل متعدد داخلی و خارجی سازمان بر هوش تجاری مطالعه کرد تا سازمان باوجود صرف هزینه و زمان هنگفت برای ایجاد تغییرات کلی، در خروجی دچار خسارات جبران ناپذیری نشود؛ چراکه تصمیمات اساسی و استراتژیک در سازمانها با بهبود قسمتی از آن بسیار متفاوت است. این تصمیمات استراتژیک روند تفکر و حرکت سازمان را به کل تغییر می‌دهند و در صورت شکست، رجوع به نقطه اول و اصلاح اشتباهات یا تغییر جدید امکان پذیر نیست، زیرا تغییر فرهنگ سازمانی و نگرش افراد مستلزم برداشتن گامهای طولانی مدت و برنامه‌ریزی شده است. بنابراین کم تخمین زدن تاثیرات عوامل به نظر کوچک می تواند پایان یک راه امیدوارکننده و روشن را تیره و تار کند. ممکن است سازمانها در مواردی مشابه باشند، ولی هرگز دقیقا عملکرد یکسانی نداشته باشند و حتی اگر عملکردشان نیز بسیار به هم مشابه باشد، محیط فعالیت متفاوت یا خاص باشد و با توجه به سایر موارد باید اینگونه معماریهای بنیادین را طبق زیرساختها و ویژگیهای سازمان، طراحی، برنامه‌ریزی و پیاده سازی کرد. 

نتیجه‌گیری  

در این مقاله سعی بر آن شده است تا با ارائه توان فناوری جدید هوش تجاری و معرفی برخی مزایا و محسنات آن و تمرکز آن بر تصمیمات سازمانی - بویژه تصمیمات کلان که توسط مدیران رده بالا گرفته می شود - بتوان سختیهای کسب و کار امروز را تحلیل کرد تا توسط ارزیابی و تحلیلهای این فناوری جدید هوشمند ، قبل از اینکه مخاطرات، سازمان را تهدید کنند و صدمات اقتصادی گزاف آنها مانع از بازار مناسب و باعث کاهش کیفیت عملکرد شود، آنها را پیش بینی و چاره جویی کرد و همچنین پیش از آنکه فرصتها توسط چشمان ریزبین و دقیق رقبا شناسایی شوند و فرصت رشد و ترقی از سازمان گرفته شود، آنها را به دست آورد که البته این اهداف صرفا با اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند و در آمدن از رویای خوش تداوم ابدی شیوه کسب و کار تحقق خواهد یافت. 

مراجع و منابع  

attitudes and organizational readiness for implementing an enterprise resource planning system. European Journal of Operational Research, 146 (2), 258-273.

Au, N., Ngai, E. W. T. and Cheng, T. C. E. (2008). Extending the understanding of end user information systems satisfaction formation: An equitable needs fulfillment model approach,” MIS Quarterly, 32 (1), 43-66.

Briggs, L. L. (2006). BI case study: Power company draws new energy. Bi Solution Third, 11 (3).Retrieved from http://www.tdwi.org/Publications/BIJ...D=8119m_page=1.

Chin, W. W. (2004). Frequently asked questions – partial least squares & PLS graph [Web log post]. Retrieved from: New Page 2.

Chung, W., Chen, H., and Nunamaker, J. F., Jr. (2005). A visual framework for knowledge discovery on the web: An empirical study of business intelligence exploration. Journal of Management Information Systems 21 (4), 57-84.

Daft, R. L. and Lengel, R. H. (1986). Organizational information requirements, media richness and structural design. Management Science, 32 (5), 554-571.

Eckerson, W. (2003). Smart companies in the 21st century: The secrets of creating successful business intelligence solutions. TDWI The Data Warehousing Institute Report Series, 1-35. Retrieved from TDWI -The Data Warehousing Institute.

Fink, L. and Neumann, S. (2007). Gaining agility through IT personnel capabilities: The mediating role of IT infrastructure capabilities. Journal of the Association for Information Systems, Knowledge Management and Project Management, SCHOENERT, SILKE .

 www.businessobjects.com

 www.elite.com

 www.wipro.co.in

 www.rsearch.ibm.com

 www.developer.com